När din organisation växer och teamen blir mer specialiserade blir en av de viktigaste faktorerna att hantera användaråtkomst och behörigheter på ett effektivt sätt.
Anpassade roller låter dig definiera användaråtkomst på en mycket detaljerad nivå genom att ställa in behörigheter som är skräddarsydda för olika arbetsfunktioner, avdelningar eller specifika arbetsflöden. Istället för att hålla dig till fördefinierade användarroller, som Admin, Medlem eller Viewer, kan du skapa anpassade roller som passar ditt teams behov. Till exempel kan du ha en roll för en Junior Projektledare som behöver kunna redigera uppgifter och tilldela dem till andra, men som inte ska kunna ändra den övergripande projektstrukturen, eller en Team Lead som ska ha möjlighet att godkänna ändringar men inte radera kritisk data.
Anpassade roller är en utmärkt lösning när du vill att vissa användare ska ha mer eller mindre åtkomst till specifika funktioner inom plattformen, vilket säkerställer att de endast har de behörigheter de behöver för att utföra sitt arbete, utan onödiga risker eller förvirring.
Skräddarsydda behörigheter: Anpassade roller gör det möjligt att skapa specifika behörigheter baserade på uppgifter och ansvar för varje individ eller grupp. Till exempel kan du ge seniora teammedlemmar åtkomst till och redigering av strategiska instrumentpaneler, men begränsa andras åtkomst till känslig finansiell data. På så sätt har alla rätt nivå av kontroll.
Kontroll över funktioner: Anpassade roller ger dig kontroll över vilka funktioner användare kan komma åt. Du kanske vill att vissa användare ska ha full åtkomst till tavlor men begränsa deras möjlighet att skapa nya, köra automatiseringar eller ändra systeminställningar. Detta är särskilt användbart i team med en blandning av erfarna och nyare användare.
Ökad säkerhet: Anpassade roller är avgörande för att förbättra säkerheten inom plattformen. Genom att begränsa åtkomst till känslig information och begränsa de funktioner som varje användare har tillgång till, minskar du risken för obehöriga ändringar, dataintrång eller olyckor som kan skada dina projekt.
Effektiv användarhantering: Istället för att manuellt hantera behörigheter för varje användare, gör anpassade roller det möjligt att definiera ett regelverk som gäller för flera användare på en gång. Detta förenklar onboardingprocessen och säkerställer konsekvens i teamets åtkomstnivåer.
Att skapa anpassade roller i monday.com är enkelt, klicka här för en snabbguide om hur du gör det.
Användningsområden för anpassade roller:
Projektledare: Du kan skapa en anpassad roll för projektledare som ger dem möjlighet att redigera projekt-tavlor, tilldela uppgifter och följa upp framsteg, men begränsar deras åtkomst till administratörsnivåfunktioner som fakturering eller att skapa nya arbetsytor.
Endast vy-användare: För intressenter eller kunder som bara behöver visa en tavla utan att göra ändringar kan du skapa en anpassad roll med "endast vy"-behörigheter. Detta kan vara särskilt användbart när du vill dela framsteg men begränsa möjligheten till oavsiktliga ändringar eller redigeringar.
Teammedlemmar med begränsad åtkomst till automatisering: Om vissa teammedlemmar behöver interagera med tavlor men inte bör få skapa automatiseringar kan du begränsa åtkomst till den funktionen samtidigt som du tillåter dem att visa och uppdatera uppgifter.
HR- eller ekonomi-team: Du kan skapa en anpassad roll för HR- eller ekonomi-team som ger åtkomst till specifika ekonomiska eller HR-relaterade tavlor och begränsar åtkomst till andra delar av verksamheten, så att de bara kan visa eller redigera det som är relevant för deras roll.
Varför anpassade roller är perfekta för säkerhet på företagsnivå:
För stora organisationer är det avgörande att hantera åtkomst till känslig data. Enterprise-planen på monday.com erbjuder förbättrade funktioner för anpassade roller, vilket gör det till det bästa valet för företag som behöver strikt kontroll över vem som kan komma åt vad. Med anpassade roller kan du säkerställa att dina teammedlemmar endast har åtkomst till tavlor, kolumner och funktioner som stämmer överens med deras arbetsuppgifter, vilket håller din information säker samtidigt som det ger flexibilitet i hur människor interagerar med plattformen.
Anpassade roller är särskilt värdefulla när de kombineras med andra Enterprise-funktioner som revisionsloggar, detaljerad arbetsytetillgång och avancerade säkerhetsinställningar (som tvåfaktorsautentisering och SSO), vilket ger administratörer fullständig insyn i användarhandlingar.
Anpassade roller i monday.com gör att du kan skapa en flexibel, säker och strömlinjeformad miljö genom att ge teammedlemmar rätt åtkomst baserat på deras specifika behov.
Oavsett om du hanterar stora team med specialiserade roller, skyddar känslig data eller helt enkelt säkerställer rätt nivå av åtkomst för varje användare, är anpassade roller ett kraftfullt verktyg för att effektivt hantera behörigheter.
För organisationer med Enterprise-planen gör de extra anpassningsalternativen och den förbättrade säkerheten det till den perfekta lösningen för företag som kräver strikt kontroll över sina arbetsflöden och information.
Vill du veta mer om hur du ställer in anpassade roller eller implementerar monday.com för ditt företag? Kontakta oss idag för att diskutera hur vi kan anpassa din monday.com-upplevelse för att bäst passa ditt teams behov.
Få inspiration med våra senaste tankar
om digital transformation
